WORD

TOMADO DE: http://www.aulaclic.es/word-2010/

Curso de Word 2010

Arrancar Word 2010

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2010 es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:

Desde el menú Inicio.

Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú parecido al que ves en la imagen. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows.

Pero sea como sea tu menú, verás la opción Todos los programas que al desplegarse mostrará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Frecuentemente los programas se organizan en carpetas. La carpeta llamada Microsoft Office contendrá la opción que buscamos: Microsoft Office Word 2010.

Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2010, haz doble clic sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Word en el menú Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botón derecho del ratón sobre él. Se desplegará el menú contextual. Sitúa el cursor sobre la opción Enviar a y selecciona Escritorio (como acceso directo).

También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa arranca automáticamente para permitirte visualizarlo.

En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word . No es necesario que las aprendas todas, con que sepas que tienes las opciones a tu disposición es suficiente.

Es conveniente que vayas poniendo en práctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso. Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word. Si no sabes cómo alternar rápidamente entre distintas ventanas o cómo asignar media ventana a cada programa, aquí te lo explicamos .

 El primer texto

Al arrancar Word 2010 aparece una pantalla inicial como ésta.

En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del título. En ella aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando.

Cuando arrancamos Word 2010 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin más. Observarás que los saltos de línea se realizan automáticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de línea de forma explícita, deberás utilizar la tecla INTRO (también se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabético. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma que indica que baja la línea y se sitúa al principio de la siguiente (a la izquierda).

Una pequeña barra vertical parpadeante es la que marca tu posición en el texto. Se llama punto de inserción, porque allí donde esté situada es donde se introducirá el texto que teclees. Observarás que va avanzando según vas escribiendo.

No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón. 

- El cursor tiene esta forma cuando está dentro del área de texto,

- esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante.

Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección del teclado, mueves el punto de inserción.

Al escribir es habitual cometer errores, pero la redacción de textos en ordenador tiene la ventaja de facilitar su corrección. Para borrar texto disponemos de la teclaRETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.

- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez para que retroceda una posición borrando la última letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguirá borrando letra tras letra hasta que la sueltes, así que utilízala con cierto cuidado para controlar su efecto.

- Es posible que no te des cuenta del error hasta después de haber escrito unas cuantas letras más. En ese caso no sería factible que borraras toda la frase por un error que está al principio de la misma. Lo normal es que desplaces el punto de inserción hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO. 

El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la teclaINTRO.

- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de él, lo mejor es hacer clic tras la letra que queremos borrar.

Es importante que lo hagas de esta forma por cuestión de tiempo. Dejar el teclado para coger el ratón y hacer clic supone una pérdida de tiempo, por lo que sólo utilizaremos el ratón en los casos en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar más.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.

Guardar un documento

Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdería y no lo podrías recuperar. Con el comando Guardar quedarágrabado en el disco duro del ordenador (o en un dispositivo externo, como una memoria usb) de forma permanente.

Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecerá una ventana similar a esta.

Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que estás guardando y la carpeta que contendrá tu documento.

- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Notas escolares.

- El tipo del documento para los documentos Word será Documento de Word, que ya viene escrito por defecto.

- Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. Por defecto normalmente se guardarán en la carpeta Mis documentos. Pero siempre podrás elegir otra carpeta o incluso, como comentábamos, guardarlo en un disco extraíble.

Una vez hayas definido los tres aspectos, deberás hacer clic en el botón Guardar. La barra de título indicará el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.

En la Unidad 4 veremos con más profundidad todo lo que referente a guardar documentos.

 Cerrar documento

Después de guardar un documento, Este continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.

Para cerrar un documento hacer clic en la pestaña , y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí. Al cerrar el documento veremos cómo Este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitiéndonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.

Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicación Word, lo veremos más adelante.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear y guardar documento

 Abrir un documento

Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la pestaña y seleccionar la opción Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí.

Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic sobre él (quedará marcado de color azul) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla.

En esta ventana se ven todos los documentos que están en la misma carpeta que nuestro archivo Notas escolares. Pero también podría haber subcarpetas que nos ayuden a organizarlos. Las carpetas tienen el siguiente icono y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen.

Otra forma de abrir archivos es mediante el listado de los últimos documentos utilizados, que encontraremos en Archivo > Reciente.

Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer doble clic sobre él será suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.

Cerrar Word

Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, escogeremos la opción en el menú Archivo. La forma de proceder es la misma que cuando cerramos un documento, es decir, que también nos preguntará si conservar los cambios no guardados. La diferencia es que se cerrarán todos los documentos abiertos, en caso de que estuviésemos trabajando con más de uno.

Las teclas rápidas para cerrar la aplicación son ALT+F4.

Aunque la forma más normal de cerrar el programa es la misma que con la mayoría de ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Abrir y cerrar documentos

Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer(para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido, visita el siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.

4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.

5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.

- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.

7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.

Si quieres puedes visitar el siguiente básico sobre las barras de Word .

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Elementos de la pantalla

La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos. Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opciónCopiar, la nombraremos como Inicio > Portapapeles > Copiar.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.

Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización de la cinta de opciones. Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la personalización del entorno .

En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior .

La ficha Archivo

La pestaña Archivo se encuentra destacada en color azul, ¿por qué?

Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bienopciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007, y en versiones anteriores era el menú Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a sus orígenes, pero con un diseño mejorado.

Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir las veremos más adelante.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Comandos inmediatos.

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción.

Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño recuadro azul que no ocupa todo el ancho del menú.

Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.

- Opción que despliega una lista de opciones.

Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que ocupa todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul más intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el panel situado justo a la derecha.

Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o Imprimir.

Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cinta de opciones y ficha Archivo

Ayuda de Word

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda en Microsoft Word.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona superior derecha

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

También, como ya has visto, dispones de la opción Ayuda en la pestaña Archivo.

Sea cual sea el método que utilices para acceder a la documentación, accederás a una ventana como la de la imagen.

En ella encontrarás un menú superior con diversos botones .

- Botones básicos de navegación: Adelante, Atrás, Detener y Actualizar. Y la opción para volver a la página deInicio.

- Y botones de acción que te permitirán Imprimir o Cambiar tamaño de fuente, que te ayudará a ver más grandes (o pequeñas) las letras de la documentación.

Pero posiblemente las opciones que más te ayuden a la hora de explorar el contenido de la documentación sean:

1. Buscar. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrará una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet.

2. Mostrar tabla de contenido para examinar los artículos disponibles en una especie de índice que se mostrará en un panel lateral.

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Ayuda de Word

Introducción de datos

Hemos visto que escribir nuestro primer documento básicamente se trata de teclear el texto y controlar siempre dónde está situado el punto de inserción. En este apartado vamos a ver algunas consideraciones útiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estéticas y de formato que veremos más adelante.

En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos de contenido. Ésta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudará en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado siempre es más sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creación de índices.

Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará que el texto introducido es un título. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.

Al pulsar INTRO, Word asumirá que quieres cambiar de elemento y pasará al formato Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2 (que supone un nivel más bajo en la jerarquía estructural) para incluir un subtítulo.

Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el estilo Párrafo.

Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos márgenes y pasa a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algún momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinación de teclas MAYÚS+INTRO.

A primera vista el resultado será el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es así. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de empezar un nuevo párrafo. En tus inicios esto carecerá de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una distancia entre párrafos concreta o utilizando la sangría, sí que puede afectar al resultado final.

Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen inferior de una página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a la página siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaña Insertar > grupo Páginas > opción Salto de página.

La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrarás en la pestaña Inicio > grupo Párrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el documento se llenará de marcas como las que ves en la imagen.

En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYÚS+INTRO para realizar un salto de línea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar un párrafo nuevo.

Fíjate que, además de los saltos de línea y los cambios de párrafos también se muestran otros símbolos como un punto medio que señala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de página.

Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón.

Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que están iniciándose en la utilización de Word es saber cómo afrontar las acciones que Este realiza sin previo aviso ni autorización. Por ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un párrafo con el asterisco (*) y a continuación un espacio y texto:

Word automáticamente dará por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que estás utilizando el asterisco como viñeta.

Esto tiene varias implicaciones. El asterisco será substituido por un punto y el texto tendrá una tabulación, por lo que no estará al mismo nivel que el resto.

En estos casos, deberemos pulsar el pequeño icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegará un menú que nos permitirá deshacer la acción de Word si va en contra de nuestros intereses.

Pero Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografías, logotipos, tablas, gráficos y muchos otros objetos que enriquecerán el documento. Cómo hacerlo lo iremos viendo a lo largo del curso.

Para practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Introducción de datos

Insertar símbolos

Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero ¿qué ocurre si queremos insertar algún símbolo o un carácter especial? ¿O si queremos insertar ecuaciones matemáticas?

En tal caso deberemos ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.

El botón Ecuación nos permitirá acceder a una herramienta específica que facilita la inserción de ecuaciones. Si deseas aprender cómointroducir ecuaciones y fórmulas en el siguiente avanzado te explicamos cómo utilizar el editor.

Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el submenú que se despliega, haz clic en Más símbolos.... Se abrirá una ventana como la siguiente:

El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un símbolo, o seleccionarlo y pulsar el botón Insertar, se incluirá en el documento allí donde esté situado el punto de inserción. La ventana no se cerrará hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitirá insertar varios símbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.

Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrás cambiar la fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de símbolo que buscamos, para filtrar el resultado.

Un truco: Si un símbolo lo utilizas con regularidad, selecciónalo y observa las teclas que lo insertan automáticamente en la zona inferior. Así no tendrás que recurrir cada vez al cuadro de diálogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el símbolo del euro (€), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinación, la puedes cambiar por otra desde el botón Teclas....

Desplazarse por un documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.

Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.

Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.

Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.

Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la línea y la tecla INICIO al principio de la línea.

Combinación de teclas:

Para desplazarsePresione las teclas

Una palabra a la izquierda CTRL + flecha izquierda

Una palabra a la derecha CTRL + flecha derecha

Un párrafo arriba CTRL + flecha arriba

Un párrafo abajo CTRL + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros.

Combinación de teclas:

Para desplazarsePresione las teclas

Una página adelante CTRL + AvPág.

Una página atrás CTRL + RePág.

Al principio del documento CTRL + Inicio

Al final del documento CTRL + Fin

Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o triángulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos.

- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una página arriba/abajo.

Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Puedes ver cómo desplazarse a través del documento utilizando un ratón con rueda .

Panel de navegación.

En la pestaña Vista tenemos la opción Panel de navegación que nos muestra una especie de índice en un panel que se situará a la izquierda del documento. Para verlo, deberemos tener activada su casilla de verificación, como se muestra en la imagen.

Este índice se genera automáticamente con los títulos que vayas incluyendo en el documento.

Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.

Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.

Ir a.

Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con un documento de 350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de tiempo ir página a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma más rápida de ejecutar el comando es con las teclasCTRL+G o haciendo clic en el texto Página Y de N de la barra de estado.

A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo, elegir un Título(definido como tal), un Comentario, etc.

Para practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Desplazarse por el documento

Seleccionar

Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o negro).

Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:

Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos métodos:

Arrastrando.

- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.

Haciendo clic y doble clic.

- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.

- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado.

- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.

Teclado

Para seleccionarPresione las teclas

Un carácter a la derecha Mayús. + flecha derecha

Un carácter a la izquierda Mayús. + flecha izquierda

Palabra a la derecha Ctrl + Mayús.+ flecha derecha

Palabra a la izquierda Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda

Hasta el final de la línea. Mayús. + Fin

Hasta el principio de la línea. Mayús. + Inicio

Una línea abajo Mayús. + flecha abajo

Una línea arriba Mayús. + flecha arriba

Hasta el final del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha abajo

Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha arriba

Una pantalla abajo Mayús. + AvPág

Una pantalla arriba Mayús. + RePág

Hasta el final del documento Ctrl + E

Opción Seleccionar.

En la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.

Eliminar

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:

Para borrarPresione las teclas

Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)

Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso

Un carácter a la derecha Supr

Una palabra a la derecha Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

Deshacer y rehacer

Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:

La última acción realizada.

Para deshacer la ultima acción realizada, pulsar el icono Deshacer, de la barra de acceso rápido.

Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL+Z.

Las ultimas acciones realizadas.

Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "á seleccionado, pero " significa que deshará todo el texto de la frase, partiendo de ese punto.

Rehacer.

Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la acción porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva.

Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.

Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.

Mediante el ratón y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:

Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar.

Hacer clic en el icono copiar o cortar, .

Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratón:

Vamos a ver varios métodos:

1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.

2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí.

Con el teclado:

Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras).

Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.

Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea más cómodo. Tener en cuenta que el método Sólo con el teclado, no requiere coger el ratón y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rápido, puede ser muy eficaz.

Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de los últimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas. Si quieres ver más sobre el manejo del portapapeles, puedes verlo aquí .

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Copiar y pegar

Opciones de pegado

Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tenía. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.

¿Cómo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

De izquierda a derecha, las opciones permiten:

- Mantener el formato de origen (opción predeterminada).

- Combinar formato.

- Mantener sólo texto, que copiará el texto, pero sin los estilos que tenga.

Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuación.

En ella te permite elegir cómo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podrías convertir un texto que hayas copiado a objeto de tipo imagen.

Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripción de la acción que realizará cada tipo de pegado, simplemente seleccionándolo en la lista superior.

Buscar

Mediante el botón Buscar podemos buscar texto en el documento.

Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Buscar o con la combinación de teclas CTRL+B.

Se abrirá el panel de Navegación que ya hemos visto anteriormente en el apartado Desplazarse por un documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.

En el cuadro de búsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el término que queremos localizar y pulsar INTRO.

Ten muy presente que Word buscará por defecto en todo el documento, excepto si hay una selección realizada. Si hay texto seleccionado buscará únicamente en la selección.

También es importante que tengas en cuenta que la búsqueda por defecto no es sensible a mayúsculas y minúsculas. Es decir, que si buscas el término apartado, también considerará como resultado válido Apartado. Si quieres que tu búsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has escrito en la caja de búsqueda, deberás introducir el término entre comillas, así: "apartado". En el ejemplo de la imagen no obtendríamos resultados, puesto que las 5 coincidencias están escritas con Amayúscula.

En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarán los términos encontrados con un fondo amarillo. Además, Word nos situará en la página y posición donde se encuentre la primera coincidencia. Lo distinguirás porque la palabra, además de encontrarse con fondo amarillo, tendrá el fondo de selección azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.

Puedes colocarte fácilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de Navegación del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de una coincidencia a otra, en orden de aparición.

La mayoría de veces será suficiente con esta búsqueda, pero si necesitas refinarla dispones de más opciones de búsqueda que puedes consultar en el siguiente avanzado: .

Buscar y reemplazar

Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botón Reemplazar .

Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Reemplazar, o con la combinación de teclas CTRL+L.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:

-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.

-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.

-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha reemplazado.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Buscar y reemplazar

Las vistas

Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo mismo, la vista . También puedes hacerlo desde la pestaña Vista > grupo Vistas de documento.

Diseño de impresión. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los gráficos ni los encabezados y pies de página.

Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.

En la parte superior se aprecia la siguiente barra, con botones para desplazarnos más cómodamente por el documento:

En esta vista, como puedes apreciar, desaparecen todas las barras, reglas, y elementos de diseño. El documento se visualiza en dos páginas por pantalla en forma de libro.

Al hacer clic sobre el botón central que indica la página en la que se encuentra, se abre un menú que permite seleccionar las opciones de Ir a la última página de lectura, Ir a la primera página o seleccionar exactamente el número de página al que se desea ir.

También podemos utilizar el botón Buscar, ver miniaturas de las páginas del lado izquierdo y habilitar la opción Panel de navegación.

Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vería desde un navegador como Internet Explorer o Firefox si lo publicáramos.

Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarquía de los apartados que conforman el documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.

Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de línea que en la versión impresa, pero elimina elementos como los encabezados o pies de página, que suelen ser más retoques para la publicación que contenido útil en un borrador.

Ver varios documentos a la vez

En la pestaña Vista encontramos el grupo Ventanas, que nos ayudará a decidir cómo organizar las ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con más de un documento a la vez.

El botón Cambiar ventanas despliega un menú con el nombre de cada uno de los documentos abiertos, permitiéndonos elegir cuál queremos ver en primer plano.

Al pulsar el botón Organizar todo se situará un documento sobre el otro, permitiéndote ver los dos de forma simultánea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de título más coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.

Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la ventana.

Podemos variar el tamaño y la posición de cada ventana a nuestro gusto:

- Para modificar el tamaño hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarán la altura, los bordes laterales la anchura y las esquinas ambas.

- Para cambiar la posición, arrastra la ventana desde su barra de título.

Dividir la pantalla

Podemos crear una línea de separación dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase.

Esta opción es especialmente útil en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre sí. Así nos evitamos tener que ir cambiando de página una y otra vez.

En la pestaña Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos permite esta funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separación. No te preocupes mucho por ajustarlo, ya que luego podrás arrastrarlo.

Si te fijas, estamos visualizando a la vez la primera y última página del documento. Cada una de las divisiones tendrá su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se apliarán allí donde se encuentre el punto de inserción o la selección.

Cuando hayamos incluido una división, el botón se convertirá en Quitar división y al pulsarlo de nuevo la podremos eliminar.

Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.

- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

- Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.

En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aún así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:

- Dónde se guarda

- El nombre del archivo

- El tipo del archivo

Veamos cómo elegir estos parámetros:

Dónde se guarda:

En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.

Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los documentos. Pero también se puede cambiar la carpeta predeterminada.

La imagen de muestra está basada en el cuadro que se presentaría en un sistema Windows 7. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel superior.

Otra forma de explorar carpetas es desde el título superior, en la imagen Bibliotecas > Curso aulaclic. Para ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te quieres situar. O bien pulsar la flecha que señala hacia abajo, a la derecha del todo de la dirección, para abrir los sitios recientes.

Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.

En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la flecha, deberás utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta.

Para crear una nueva carpeta deberías utilizar el siguiente icono .

Puedes ver con más detalle cómo funcionan las unidades, carpetas y archivos en Windows, y cómo se organiza su estructura en el siguiente básico: .

Guardar y abrir documentos 

El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento.

El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y así evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda editar.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisándonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

Herramientas.

Junto al botón Guardar encontrarás la opción Herramientas. Si haces clic en ella, verás que se abre un menú que te permiteconectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu equipo. También puedes acceder a lasOpciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imágenes.

La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de diálogo también puede variar de las imágenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versión de Windows, sino que es algo fácilmente personalizable: se trata de las Vistas.

Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrará un submenú que te permitirá seleccionar cómo visualizar los elementos. Dependiendo de tu versión de Windows, las vistas disponibles serán unas u otras, pero las opciones son muy similares:

A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7.

La vista más útil normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su fecha de creación o modificación, etc) y además te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de diálogo del ejemplo.

En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que más te guste.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Guardar documento

Abrir

Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la pestaña Archivo. También podemos hacerlo pulsando CTRL+A.

Normalmente lo único que deberemos hacer es localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y hacer doble clic sobre él para abrirlo.

Búsqueda del archivo dentro de una carpeta.

Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal es que el cuadro Nombre y el desplegable de tipo de archivo actuan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.

Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la búsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si escribimos v, se desplegará una lista con los archivos que empiecen por v que te permitirá hacer clic en él directamente. Ésto es útil en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.

Si conocemos el nombre exacto del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botón Abrir.

También el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si elegimos un tipo en concreto ocultará todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podríamos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar únicamente los que tengan el formato antiguo.

Si no estamos seguros de en qué carpeta está el archivo lo mejor es que utilices el buscador que encontrarás en el cuadro de diálogo.

Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas están unas dentro de otras, en orden jerárquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis documentos, deberás situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de búsqueda, ya que Este incluye las subcarpetas en su ámbito de búsqueda.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Abrir documento

 Eliminar y recuperar archivos

Desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que esté listado. Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y elegiremos la opción Eliminar. O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.

Pero, ¿y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?

En los sistemas Windows los elementos eliminados se envían a una papelera. Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde ésta.

Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje.

Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYÚS si son consecutivos.

Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del ratón sobre uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar en el menú contextual.

Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lístalos en vista Detalle y fíjate en la ruta que aparece en la columna Ubicación original antes de restaurarlos, ya que es ahí donde lo guardará.

Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este método.

Ortografía y gramática

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.

La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.

Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y ¡Vasta ya de gritar!. Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".

La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.

Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa.

Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.

Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.

Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirán.

Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.

En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la de la derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete yjuguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese.

Sabiendo esto ya estamos en disposición de poder corregir nuestros documentos sin problemas. Pero vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones.

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias opciones interesantes:

- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.

- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados.

O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos.

- Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle más adelante.

- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.

- Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente apartado.

- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas.

Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesará tener activa la corrección. En ese caso, te recomendamos que la desactives. Puedes ver cómo se hace en este básico .

Para practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Revisar ortografía durante la redacción

Formato del documento 

 La fuente

Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las letras, números y signos de puntuación que se escriben como texto.

Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a través de los temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.

En versiones más antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para formatear todo el texto. Ésto suponía mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con la posterior aparición de herramientas útiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, éstas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos más concretos.

Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase.

Vamos a comentar las herramientas más importantes de estos paneles.

Fuente

De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.

Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre las primeras posiciones de la lista.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que al introducir únicamente dos o tres letras, ya se muestre la que te interesa.

Tamaño de la fuente

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlodirectamente en la caja de texto.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.

Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de A que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.

Efectos básicos

Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse la opción se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar en la imagen , se pueden activar varios a la vez: Ejemplo.

- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.

- Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.

- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea simple bajo el texto. Si pulsas la pequeña flecha triangular de su derecha se despliega un menú que te permite cambiar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre líneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.

- Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.

- Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más abajo que el resto del texto.

- Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más arriba que el resto del texto.

Subíndice y superíndice son los únicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque, obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.

En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de diálogo Fuente. También puedes especificar qué fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos los nuevos documentos que crees. Para saber más visita el siguiente avanzado: .

Cambio mayúsculas/minúsculas

En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas a minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:

Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.

minúsculas. Todas las letras en minúsculas.

MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.

Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.

Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.

También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando MAYÚS+F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: mayúsculas, minúsculas y tipo oración.

Color y efectos de texto

Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que también se pueden aplicar a la vez:

Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También dispone de una paleta de colores que se muestra al pulsar su correspondiente flecha.

Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Más colores... y seleccionarlo de la paleta más completa que se mostrará en un cuadro de diálogo. Puedes ver en detalle la ventana en el siguiente básico .

Desde la opción Degradado puedes desplegar un submenú que permite dar cierto efecto degradado al texto. El degradado tendrá en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma independiente.

Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor cambiará y tomará la forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una hoja de papel con un rotulador.

Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la paleta de colores disponibles.

Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el texto resaltado pero dejar de utilizar el lápiz especial y recuperar el formato normal del cursor, pulsa Detener resaltado.

Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un menú con 20 formatos prediseñados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto al fondo, y demás efectos.

Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opción Borrar efectos de texto.

Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un efecto personalizado. Si quieres ver en detalle cómo hacerlo, visita el siguiente avanzado .

Para practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Color y efectos de texto

WordArt

Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.

Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt.

Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.

A continuación se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para cambiar aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como lo harías con cualquier otro texto.

Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a medio camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

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